公司合同管理制度


合同管理
一、總則
1、公司各部門及下屬小區對外簽訂的各類合同適用本制度。
2、合同管理是企業管理的一項重要內容,搞好合同管理,對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得,都有積極的意義。各公司負責人、法人委托人以及其他有關人員,都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合,共同努力搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。
二、合同的簽訂
1、簽訂合同,必須遵守國家的法律,政策及有關規定。
2、對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業負責,對本職工作負責,在授權范圍內行使簽約權,超越代理權限和非法委托人均無權對外簽約,但經法定代表人特別授權并發給委托證明的例外。
3、簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。包括:對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況,對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益,又要考慮對方的條件和實際能力,防止上當受騙,防止簽訂無效合同,確保所簽合同有效、有利。
4、簽訂合同,必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償的原則和價廉特美、擇優簽約”的原則。
5、簽訂合同,如涉及公司內部其他單位的,應事先在內部進行協商,統一平衡然后簽約。
6、合同除即時清結者,一律采用書面格式,并采用統一的合同文本。
7、合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
合同內容應注意的主要問題是:
1)部首部分,注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。
2)正文部門,注意具體寫明各項內容:如服務內容、違約責任、違約金數額、比例及計算方法。
3)結尾部門,注意雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章,不得使用財務章或業務章等不合格印章,注明合同有效期限。
8、簽訂合同,除合同履行地在我方所在地外,簽約時應力爭協議合同由我具人民法院管轄。
9、任何人對外簽訂合同,都必須以維護本企業合法權益和提高經濟效益為宗旨,決不允許在簽訂經濟合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲。
三、合同的審查批準
1、合同的正式簽訂前,必須按規定上報審查批準后,方能正式簽訂。
2、合同審批權限由公司董事會另行規定。
3、法律顧問負責對下列合同進行審查:董事會、總經理委托審查的合同;內容復雜較難掌握,各企業要求提供法律幫助的合同。法律顧問主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性,提出意見供決策部門參考。
1)合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和《制度》規定;當事人的意思表達是否真實、一致,權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規定。
2)合同的嚴密性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受能不能的經濟損失。
3)合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受能不能的經濟損失。
4、根據法律規定或實際需要,合同還應當或可以呈報上報主管機關見證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。
四、合同的管理
1、建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號,不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄,變更、解除合同的協議(包括文書、電傳等),均應妥善保管。
2、建立合同管理臺賬,其主要內容包括:序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺賬應逐項填寫,做到準確、及時、完整。
3、合同由公司辦公室統一保管。

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