公司檔案管理制度


公司檔案管理制度

一、文件材料歸檔

1、歸檔范圍

凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。

2、歸檔時間

對公司規定應當立卷歸檔的材料,必須由檔案形成部門按規定收集、整理后,定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理,任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

1)文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。

2)會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。

3)設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。

4)特種載體檔案,隨時歸檔。

5)合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

3、歸檔要求

1)歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。

2)歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。

3)歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

4)歸檔時必須填寫移交目錄,辦理交接手續。

5)歸檔的材料原則上應裝訂成冊,確實不能裝訂成冊的,由經辦人說明原因,由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

二、檔案借閱

1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案,因特殊情況需借出者,要經公司有關領導同意后并辦理借出手續,歸還時對所借檔案應予以檢查核對,并注銷。

2、借閱檔案必須經領導批準,機密以上檔案一律在檔案室查閱,不得借出。

3、外單位要查閱檔案,需經本公司有關領導書面同意批準,方可借閱,借閱人要登記簽名。

4、借閱者要愛護檔案,不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失,如發現以上情況,視情節按《檔案法》規定處理。

5、借閱檔案要嚴守機密,不得轉借他人,不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。

6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準,摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對,加蓋公章后始有效用。

7、對借出的檔案,管理人員應及時催還。

三、檔案保密

1、認真執行公司的商業和技術保密制作,維護檔案的安全,做好公司的保密工作。

2、檔案工作人員和借閱檔案人員,嚴格遵守保密制度,不準將檔案給無關人員翻閱,若有泄露,按保密規定處理。

3、檔案工作人員要忠于職守,遵守紀律。不得擅自涂改,拆頁和銷毀檔案,不得私自泄露檔案內容。

4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍,對全部檔案進行密級劃分。

5、借閱有密級的檔案,必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。

6、管理人員如有變動,必須辦理交接手續,移交時進行清點、核對,以確保檔案的完整與安全。


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